วิธีตั้ง Auto Save ใน Word Excel PowerPoint ไฟดับก็ไม่กลัวงานหาย
ไฟดับ ไฟตก คอมค้าง งานหายหมด เคยเจอไหม?
จากประสบการณ์ช่างคอมมากว่า 11 ปี ผมเจอลูกค้าโทรมาบ่นเรื่องนี้บ่อยมากครับ โดยเฉพาะช่วงหน้าฝน ฝนตกฟ้าร้อง ไฟดับปุ๊บ งานที่พิมพ์มาตั้งนาน หายหมดเกลี้ยง เพราะยังไม่ได้กด Save
สาเหตุที่งานหายบ่อยๆ ก็มีหลายแบบครับ:
- ไฟตก ไฟดับ — โดยเฉพาะช่วงหน้าฝน ฟ้าผ่าทีนึงไฟดับทั้งบ้าน
- คอมค้าง จอฟ้า — Windows ค้างไม่ยอมขยับ ต้องกดปิดเครื่อง
- มีคนมาเตะปลั๊กไฟ — เรื่องนี้ผมเจอบ่อยมากตามออฟฟิศ ปลั๊กหลุดงานหายเลย
- ลืมกด Save — พิมพ์เพลินๆ สักพักปิดโปรแกรมไปโดยไม่ได้บันทึก
ข่าวดีคือ Microsoft Office มีฟีเจอร์ Auto Save ที่ช่วยป้องกันเรื่องพวกนี้ได้ครับ ตั้งค่าแค่ครั้งเดียว ใช้ได้ตลอดไป ไม่ว่าจะเป็น Word, Excel หรือ PowerPoint ก็ตั้งได้หมด
Auto Save คืออะไร? ทำงานยังไง?
Auto Save หรือ AutoRecover คือระบบบันทึกอัตโนมัติของ Microsoft Office ครับ หลักการทำงานง่ายๆ คือ:
| รายละเอียด | คำอธิบาย |
|---|---|
| ชื่อฟีเจอร์ | AutoRecover (Save AutoRecover information) |
| หลักการ | บันทึกสำเนางานไว้อัตโนมัติทุกกี่นาทีตามที่ตั้งไว้ |
| ค่าเริ่มต้น | ทุก 10 นาที (ปรับได้ตั้งแต่ 1-120 นาที) |
| ใช้ได้กับ | Word, Excel, PowerPoint ทุกเวอร์ชัน |
| เมื่อไฟดับ | เปิดโปรแกรมใหม่ จะมีไฟล์ Recovery ให้กู้คืน |
จากประสบการณ์ผม ผมแนะนำตั้งไว้ที่ 1 นาที เลยครับ เพราะถ้าตั้ง 10 นาทีเหมือนค่าเริ่มต้น แปลว่าเราอาจสูญเสียงาน 10 นาทีสุดท้ายได้ ซึ่งถ้าพิมพ์เร็วๆ 10 นาทีนี่เยอะมากนะครับ
วิธีตั้ง Auto Save ใน Word, Excel, PowerPoint (ทำเหมือนกันทุกโปรแกรม)
ขั้นตอนที่ 1: เปิดโปรแกรม Microsoft Office
เปิด Microsoft Word, Excel หรือ PowerPoint ตัวไหนก็ได้ครับ วิธีตั้งค่าเหมือนกันทุกตัวเลย
ขั้นตอนที่ 2: ไปที่เมนู File
คลิกที่ File ที่มุมซ้ายบนของโปรแกรม
ขั้นตอนที่ 3: เลือก Options
ที่เมนูด้านซ้าย ให้มองหาคำว่า Options แล้วคลิกเข้าไปครับ
หมายเหตุ: ถ้าใช้ Office เวอร์ชันเก่า (2010, 2013) เมนูอาจจะเขียนว่า “Options” อยู่ล่างๆ ให้เลื่อนลงไปดูครับ
ขั้นตอนที่ 4: เลือกแท็บ Save
จะมีหน้าต่าง Options ขึ้นมา ให้คลิกที่แท็บ Save ด้านซ้ายมือครับ
ขั้นตอนที่ 5: เปิดใช้งาน AutoRecover
ตรงนี้สำคัญครับ ต้องติ๊กถูก 2 ช่อง ด้วยกัน:
| ช่องที่ต้องติ๊ก | ความหมาย |
|---|---|
| Save AutoRecover information every __ minutes | ให้บันทึกข้อมูลอัตโนมัติทุกกี่นาที |
| Keep the last autosaved version if I close without saving | เก็บไฟล์ AutoSave อันล่าสุดไว้ ถ้าเราปิดโปรแกรมโดยไม่ได้บันทึก |
ช่องที่ 2 สำคัญมากครับ เพราะถ้าไม่ติ๊ก แล้วเราปิดโปรแกรมโดยไม่ Save ระบบจะลบไฟล์ AutoRecover ทิ้งเลย เท่ากับไม่ได้เปิดใช้งาน
ขั้นตอนที่ 6: ปรับเวลา AutoSave
ตรงช่อง Save AutoRecover information every ให้ปรับตัวเลขจาก 10 นาที เป็นเวลาที่ต้องการครับ
- 1 นาที — แนะนำสำหรับงานสำคัญ (ผมใช้ค่านี้ครับ)
- 3 นาที — เหมาะกับการใช้งานทั่วไป
- 5 นาที — ถ้าเครื่องสเปคต่ำ กลัวหน่วงก็ตั้งค่านี้ได้
ผมเจอลูกค้าคนนึง พิมพ์วิทยานิพนธ์มา 3 ชั่วโมงไม่ได้ Save เลย พอไฟดับงานหายหมด ร้องไห้เลยครับ ตั้งแต่นั้นมาผมก็แนะนำทุกคนให้ตั้ง Auto Save ไว้ที่ 1 นาทีเสมอ
ขั้นตอนที่ 7: กด OK เพื่อบันทึกการตั้งค่า
กดปุ่ม OK เป็นอันเสร็จเรียบร้อยครับ
แค่นี้เลยครับ จากนี้ไม่ว่าจะไฟดับ ไฟตก คอมค้าง หรือปิดโปรแกรมโดยไม่ Save ก็ยังมีไฟล์ AutoRecover ให้กู้คืนได้
วิธีกู้คืนไฟล์หลังไฟดับ (AutoRecover)
พอเปิดโปรแกรม Word, Excel หรือ PowerPoint ขึ้นมาใหม่หลังไฟดับ ระบบจะแสดง Document Recovery ขึ้นมาอัตโนมัติครับ ให้ทำตามนี้:
- มองหาแถบ Document Recovery ที่ขึ้นมาด้านซ้ายของโปรแกรม
- เลือกไฟล์เวอร์ชันล่าสุด (จะมีเวลาบอกว่า AutoRecover เมื่อไหร่)
- คลิก Save As เพื่อบันทึกเป็นไฟล์ใหม่ทันที
- อย่าลืม Save เป็นไฟล์ .docx หรือ .xlsx ถาวรด้วยนะครับ
เทคนิคเพิ่มเติมป้องกันงานหาย
นอกจาก Auto Save แล้ว ผมมีเทคนิคอื่นๆ ที่แนะนำลูกค้าเสมอครับ:
1. ใช้ UPS (เครื่องสำรองไฟ)
แนะนำจากใจเลยครับ ถ้าใช้คอมตั้งโต๊ะ ควรมี UPS ไว้สักตัว ราคาเริ่มต้นแค่ 1,000-2,000 บาท แต่ช่วยได้มหาศาล ไม่ใช่แค่ป้องกันงานหาย แต่ยังป้องกันฮาร์ดดิสก์พังจากไฟดับกะทันหันอีกด้วย
2. กด Ctrl+S เป็นนิสัย
ฝึกให้ชินครับ พิมพ์ไปสักพัก Ctrl+S ไว้ก่อน ผมเองก็ทำจนเป็นนิสัย พิมพ์ทุก 2-3 นาทีก็กด Save สักที
3. Save ไว้บน Cloud ด้วย
ถ้าใช้ OneDrive หรือ Google Drive ลองบันทึกไฟล์งานไว้บน Cloud ด้วยครับ จะได้มีสำรองอีกชั้น ถ้าเครื่องพังข้อมูลก็ยังอยู่
4. ใช้ AutoSave แบบ Real-time (Office 365)
ถ้าใช้ Microsoft 365 (Office 365) จะมีปุ่ม AutoSave ที่มุมซ้ายบน เปิดไว้ได้เลยครับ ตัวนี้จะ Save ให้ทุกครั้งที่มีการแก้ไข แบบ real-time เลย ไม่ต้องรอเป็นนาทีแบบ AutoRecover
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ถาม: ตั้ง AutoSave ทุก 1 นาที จะทำให้เครื่องช้าไหม?
ตอบ: สำหรับเครื่องสมัยนี้ ไม่มีผลครับ จะรู้สึกช้าเฉพาะไฟล์ที่ใหญ่มากๆ เช่น Excel ที่มีข้อมูลหลายหมื่นแถว แต่ปกติทั่วไปไม่รู้สึกเลย
ถาม: ตั้งค่าใน Word แล้ว Excel ต้องตั้งอีกไหม?
ตอบ: ต้องตั้งแยกครับ Word, Excel, PowerPoint ตั้งค่าแยกกัน ต้องเข้าไปตั้งทีละตัว
ถาม: ใช้ได้กับ Office เวอร์ชันไหนบ้าง?
ตอบ: ใช้ได้ตั้งแต่ Office 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 และ Microsoft 365 ครับ
ถาม: ไฟล์ AutoRecover เก็บอยู่ที่ไหน?
ตอบ: ดูได้ในหน้า Options > Save ครับ จะมีช่อง AutoRecover file location บอกว่าเก็บไว้ที่โฟลเดอร์ไหน
สรุป
| สิ่งที่ต้องทำ | รายละเอียด |
|---|---|
| เปิด AutoRecover | File > Options > Save > ติ๊ก Save AutoRecover information |
| เปิด Keep last autosaved | ติ๊ก Keep the last autosaved version if I close without saving |
| ตั้งเวลา | แนะนำ 1 นาที (ค่าเริ่มต้น 10 นาที) |
| ตั้งค่าแยก | ต้องตั้งทีละโปรแกรม (Word, Excel, PowerPoint) |
| มี UPS | แนะนำให้มีเครื่องสำรองไฟด้วย |
การตั้ง Auto Save เป็นเรื่องง่ายๆ แต่สำคัญมากครับ ผมเจอลูกค้าหลายรายที่เสียงานไปหลายชั่วโมงเพราะไม่เคยตั้งค่าตรงนี้ ใช้เวลาไม่ถึง 1 นาทีก็ตั้งค่าเสร็จแล้ว แต่ป้องกันความเสียหายได้มหาศาลครับ
